Lernen Sie mich kennen – Ihre erfahrene Spezialistin für Koordination und struktur.
Ich unterstütze Unternehmen und Projektteams als virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Projektmanagement, PMO-Unterstützung und Prozessorganisation.
Mit mehreren Jahren Erfahrung an der Schnittstelle zwischen Business, IT und Organisation sorge ich für klare Strukturen, verlässliche Abläufe und saubere Dokumentation, besonders in digitalen und komplexen Projekten.
Meine Stärke liegt darin, Ordnung in Vielschichtigkeit zu bringen: Ich koordiniere, dokumentiere, priorisiere und halte Teams arbeitsfähig. Dabei arbeite ich sowohl klassisch als auch agil, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch.
Damit können sie rechnen!
Ich bringe Ordnung in Projekte, die zu komplex, zu voll oder zu schnell geworden sind und sorge dafür, dass nichts liegen bleibt, Entscheidungen vorbereitet sind und Teams wieder handlungsfähig werden.
Projekt- & Aufgabenorganisation
Ich entlaste Projektleitung und Teams, indem ich Aufgaben, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten strukturiere und transparent halte, damit Termine eingehalten werden und der Überblick nicht verloren geht.
Terminmanagement & Nachverfolgung von Deadlines
Ich sorge dafür, dass Deadlines keine Überraschung werden, indem ich Termine aktiv nachverfolge, Risiken früh sichtbar mache und rechtzeitig nachsteuere.
Pflege von Projektplänen, Statusübersichten & Excel-Listen
Ich halte Projekte steuerbar, indem ich Projektpläne, Statusübersichten und Auswertungen pflege und aktuell halte.
Erstellung von Präsentationen, Reports & Entscheidungsvorlagen
Ich mache Informationen entscheidungsfähig, indem ich Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen so aufbereite, dass Führungskräfte schnell verstehen, worum es geht und was zu tun ist.
Dokumentation von Prozessen & Arbeitsständen
Ich schaffe Verlässlichkeit im Projektalltag, indem ich Prozesse, Arbeitsstände und Änderungen nachvollziehbar dokumentiere, besonders wichtig bei Übergaben, Wachstum oder wechselnden Beteiligten.
Belegverwaltung und vorbereitende buchhaltung
Ich unterstütze Sie bei der vorbereitenden Buchhaltung, indem ich Belege strukturiere, Rechnungen prüfe und korrekt zuordne, Zahlungsstände vorbereite und Auswertungen aufbereite, damit Steuerberatung und Buchhaltung effizient, fehlerarm und ohne Nachfragen arbeiten können.
Schnittstellenkommunikation zwischen Teams & Dienstleistern
Ich verbinde Menschen, Systeme und Erwartungen, indem ich als Schnittstelle zwischen Teams, Dienstleistern und Stakeholdern arbeite und für Klarheit statt Reibungsverluste sorge.
Vorbereitung, Protokollierung & Nachbereitung von Meetings
Ich sichere saubere Kommunikation, indem ich Meetings vorbereite, Ergebnisse strukturiert dokumentiere und die nächsten Schritte klar festhalte, damit nichts im Raum hängen bleibt.
darauf können sie sich verlassen!
ORDNEN & PRIORISIEREN
Ich bringe Struktur in unübersichtliche Situationen, indem ich Informationen ordne, Prioritäten sichtbar mache und Aufgaben logisch aufbereite, damit Sie jederzeit wissen, wo Ihr Projekt steht.
STRUKTURIERT & LÖSUNGSORIENTIERT
Ich denke lösungsorientiert, erkenne früh, wo es hakt, und schlage pragmatische Wege vor, um weiterzukommen, ohne unnötige Schleifen.
EIGENSTÄNDIG & ZUVERLÄSSIG
Ich arbeite eigenständig und zuverlässig, übernehme Verantwortung für meine Aufgaben und entlaste Ihr Team spürbar.
DISKRET IM UMGANG MIT SENSIBLEN DATEN
Ich gehe verantwortungsvoll und diskret mit sensiblen Daten um, insbesondere bei kaufmännischen, organisatorischen oder personenbezogenen Informationen. Vertraulichkeit ist für mich selbstverständlich.
KLARE, SACHLICHE KOMMUNIKATION
Ich kommuniziere klar, sachlich und adressatengerecht, halte Absprachen schriftlich fest und sorge dafür, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.
die quelle meiner erfahrungen: mein lebenslauf
„Struktur schafft Raum für gute Zusammenarbeit und nachhaltige Entscheidungen.“
| 2025 | Start Weiterbildung zur Change Managerin (IHK) |
| 03.2024 – 12.2025 | PRODUCT OWNER bei 50Hertz Transmission GmbH |
| 11.2024 – heute | GENOSSIN und VORSTANDSMITGLIED bei der DenktMit eG |
| 07.2024 | Gründung der eigenen GmbH |
| 2024 | Zertifikate Professional Scrum Product Owner I & Professional Scrum Product Owner Advanced |
| 01.2023 – 05.2024 | ASSISTENZ DER BETRIEBSLEITUNG bei Ettinger GmbH |
| 2023 | Abschluss Staatl. geprüfte Handelsfachwirtin (IHK) |
| 07.2017 – 12.2022 | VERTRIEBSASSISTENZ bei Huber & Sohn GmbH & Co.KG |
| 2021 | Abschluss Industriekauffrau (IHK) |
| 01.2015 – 10.2016 | ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG / FILIALORGANISATION bei Vitalpilze Chiemsee |
| 2013 – 2016 | Studium der Kunstgeschichte, -kritik und -erhaltung in Salzburg. Währenddessen Praktikum beim Salzburger Kunstverein als PROJEKTASSISTENZ AUSSTELLUNG UND MARKETING |
| 2009 – 2012 | Bachelor of Arts – BA, Kunstwissenschaft in Kassel. Währenddessen Praktikum bei der CARICATURA – Galerie für komische Kunst als ASSISTENZ AUSSTELLUNG & PROJEKTKOORDINATION |
feedback und bewertungen
Aber ich kann ja viel behaupten. Aus diesem Grund überlasse ich anderen das Wort:
Julia Gleim hat mir die Freude an der Arbeit zurückgegeben, in dem sie die Organisation und Kommunikation der vorbereitenden Buchhaltung übernommen hat. Durch ihre Arbeit habe ich nun alle Deadlines im Blick und kann mich wieder voll auf meine eigenen Kernkompetenzen konzentrieren.
Julian S.
Geschäftspartner
Julia hat unserer Vereins-Homepage ein komplett neues Design gegeben, genau nach unseren Vorstellungen. Sie hat sofort verstanden, worauf es uns ankommt, und mit konstruktiven Ideen überzeugt. Besonders geschätzt haben wir die angenehme Kommunikation und die zuverlässige Umsetzung. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und empfehlen Julia gerne weiter.
www.islandpferdereiter-meerregion.de
Anika B.
Leitung
Reitbetrieb
Julia Gleim hat die vereinbarten Ziele erreicht und somit maßgeblich zum Erfolg der Produktlinie beigetragen. Ihre Aufgaben erfüllte sie stets sorgfältig und in hoher Qualität.
Wolfgang D.
Entwicklungsleiter Energieerzeugung
Julia Gleim überzeugte durch schnelle Auffassungsgabe und ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis. Sie beherrschte ihr Aufgabenfeld selbstständig und sicher und bewältigte auch ein hohes und vielseitiges Arbeitspensum zuverlässig.
Michael s.
Betriebsleitung Metallbau
Schon in kurzer Zeit arbeitete sich Julia Gleim sicher in ihr Aufgabenfeld ein und übernahm ihre Verantwortlichkeiten souverän. Auch in anspruchsvollen Situationen überzeugte sie durch schnelle Auffassungsgabe und zielführende Lösungsansätze.
Michael T.
Abteilungsleitung Fensterbau
Sie haben ein anliegen, bei dem ich sie unterstützen kann?
Ich freue mich auf Ihre Nachricht!